Gerenciamento de projetos: Planejamento de custo

Disponível em <https://www.euax.com.br/2019/02/gerenciamento-de-custos-em-projetos/>Acesso 01.set.2020

O gerenciamento dos custos do projeto preocupa-se principalmente com o custos dos recursos necessários para completar as atividades do projeto. Deve-se identificar os custos financeiros para execução do projeto, como: mão de obra, materiais, fornecedores, equipamentos, serviços, instalações etc.

Umas das técnicas do gerenciamento de custos é a estimativa análoga em comparar o custos de projetos anteriores com o projeto .

Além dos custos com recursos humanos e materiais, o gerenciamento de custos também considera as consequências de investir mais ou menos nesses recursos. Por exemplo, se os custos com planejamento de produto forem reduzidos, isso pode acarretar em falhas operacionais do produto, que provavelmente só serão descobertas no meio do projeto.

Conforme a 6ª edição do Guia PMBOK®, os processos de gerenciamento de custos em projetos incluem:

Planejar o gerenciamento dos custos;
Estimar os custos;
Determinar o orçamento;
Controlar os custos.

Outra vantagem de fazer gerenciamento de custos em projetos é ter a visão do custo de cada atividade do projeto aos cofres do patrocinador. Dessa forma, é possível comprovar os gastos e justificar o porquê foi investido dinheiro em determinados recursos. Além disso, esse controle permite que, ao final do projeto, o gerente de projetos faça um levantamento das lições aprendidas referente a gestão de custos, para que possa utilizar na elaboração dos documentos orçamentários nos próximos projetos, buscando ser mais assertivo.

Como fazer Gerenciamento de Custos em Projetos

1. Planejar o gerenciamento dos custos

Consiste em determinar como o gerenciamento de custos será feito. Isso inclui a escolha da metodologia e a elaboração de diretrizes sobre a mensuração dos custos do projeto. Essas diretrizes servem para padronizar unidades de medida, níveis de precisão e exatidão, regras para medição de desempenho etc.

1.1 Entregas do processo

1.1.1 Plano de gerenciamento de custos

Componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve os processos de gerenciamento de custos e as ferramentas e técnicas desses processos.

1.2 Técnicas e ferramentas

Opinião especializada;
Análise de dados;
Reuniões.

2. Estimar os custos

Consiste em prever os custos aproximados para a execução de um projeto, baseando-se nas informações disponíveis no momento. Isso inclui a análise de alternativas (comprar vs. fazer, alugar vs. comprar etc.) e o compartilhamento de recursos para otimizar custos (por exemplo, dividir um equipamento que também está sendo usado em outro projeto). O processo de estimar custos pode ser realizado várias vezes durante o projeto, conforme necessário.

2.1 Entregas do processo

2.1.1 Estimativa de custos

Previsão dos custos necessários para a execução de um projeto. Inclui também a previsão das reservas necessárias em caso de imprevistos: reservas de contingência para riscos identificados e reservas gerenciais para trabalho não planejado.

2.1.2 Bases das estimativas

Detalhes adicionais sobre as estimativas de custos, que podem incluir: premissas, restrições, riscos etc.

2.1.3 Atualizações nos documentos do projeto

Atualizações do registro de premissas, do registro das lições aprendidas e do registro dos riscos.

2.2 Técnicas e ferramentas

Opinião especializada;
Estimativa análoga;
Estimativa paramétrica;
Estimativa “bottom-up”;
Estimativa de três pontos;
Análise de alternativas;
Análise de reservas;
Custo da qualidade;
Softwares de gerenciamento de projetos;
Votação.

3. Determinar o orçamento

Consiste em estabelecer a linha de base dos custos, isto é, a representação de um orçamento aprovado. A determinação do orçamento pode ser feita com base nas atividades individuais (definidas no cronograma) ou nos pacotes de trabalho (definidas na EAP). Sem uma linha de base dos custos não é possível monitorar e controlar os custos do projeto. Vale lembrar que mudanças na linha de base dos custos só podem ser feitas por meio de pedidos formais, através de uma solicitação de mudança.

Os processos de estimar os custos e determinar o orçamento normalmente são feitos juntos, especialmente em projetos menores. Contudo, as ferramentas utilizadas em cada um deles são diferentes, como você verá logo mais.

3.1 Entregas do processo

3.1.1 Linha de base dos custos

Versão aprovada do orçamento, sem incluir as reservas gerenciais, isto é, as verbas retidas para cobrir riscos que não foram mapeados.

3.1.2 Requisitos de recursos financeiros do projeto

Soma entre os gastos projetados na linha de base de custos e as reservas gerenciais, com indicação da fonte de cada recurso.

3.1.3 Atualizações nos documentos do projeto

Atualizações nas estimativas de custos, no cronograma do projeto e no registro de riscos.

3.2 Técnicas e ferramentas

Opinião especializada;
Agregação de custos;
Análise de reservas;
Revisão de informações históricas;
Reconciliação dos limites dos recursos financeiros;
Financiamento.

4. Controlar os custos

Consiste em monitorar o andamento do projeto, comparando os custos previstos no orçamento com os custos reais do projeto, ao longo do tempo. Caso esses dois números não estejam batendo, o gerente de projetos deve tomar ações para evitar que o orçamento seja extrapolado.

O processo de controlar os custos também inclui a atualização do orçamento e a gestão das mudanças. Toda mudança no projeto, autorizada ou não, deve ser comunicada aos stakeholders (partes interessadas). Assim é garantido o alinhamento entre as expectativas do que será entregue e o que está realmente planejado, bem como os impactos das solicitações de mudança aprovadas ou reprovadas.